Как выбрать идеальную площадку для мероприятий осенью и зимой

Анализ помещения и его планировка. Осмотр помещения — первый и важнейший шаг. Изучите планировку, определите общую площадь, размещение выходов и комнат, чтобы они соответствовали вашим потребностям.

Теплотехническое оборудование. Проверьте состояние системы отопления, кондиционирования и вентиляции. Убедитесь, что гости не замерзнут, а температура в зале останется комфортной. Если отопления нет, позаботитесь о том, чтобы на площадке были тепловые пушки или инфракрасные обогреватели. В боверах и ярмарочных домиках Ave Buro предусмотрено место под обогреватели.

Техническое оснащение. Не менее важно обратить внимание на техническое оборудование. Убедитесь в наличии достаточного количества розеток, стабильной работы электричества, а также техники для звукового и светового оформления.

Зона отдыха и гардероб. Гостям нужно где-то разместить верхнюю одежду и отдохнуть. Предусмотрите удобные гардеробы и зоны отдыха, чтобы гости чувствовали себя комфортно. Создайте визуально привлекательную welcome-зону, где гости смогут расстаться с верхней одеждой, пройти регистрацию и перейти к мероприятию.

Позаботьтесь об участниках и команде. В каталоге Ave Buro есть боверы-кладовые, где можно разместить вещи. Чтобы не засорять стенды вещами и не складировать их под стендом, предложите участником разместить вещи в кладовых. Сведите визуальный шум к минимуму.

Санитарные условия. Туалетные комнаты всегда актуальны. Убедитесь, что их количество соответствует числу гостей, а также следите за их чистотой и комфортом.

Безопасность и пожарная безопасность. Обязательно проверьте наличие пожарных выходов, а также ознакомьтесь с планами эвакуации.

Транспортная доступность. Учитывайте, что зимой дороги могут быть сложными. Обеспечьте удобный доступ к месту проведения мероприятия и при необходимости предусмотрите трансфер для гостей. Не забудьте про парковочные места. Если их немного или они зарезервированы для участников и команды, то предупредите гостей в социальных сетях о состоянии парковки и предложите альтернативы.

Свет. В организации мероприятий осенью и зимой важное значение имеет не только выбор площадки, но и правильное освещение Естественный свет придает помещению живую и природную атмосферу. Осенью и зимой дневной свет может быть менее ярким, но он все равно способен создать уют и комфорт. В использовании естественного света есть не только эстетическая, но и экологическая сторона. Максимально используя дневной свет, можно сэкономить на электроэнергии. Зимой дни короткие, и вечером темнеет рано. Правильное искусственное освещение обеспечивает хорошую видимость, что особенно важно на мероприятиях, где проводятся презентации и выступления.

Удобство и комфорт. Обратите внимание на дополнительные моменты, такие как место для кофе-брейка, курилки и другие удобства. Особенно если это деловая конференция или другое официальное мероприятия.

Подготовка площадки. Если выбранное помещение требует дополнительной подготовки, не забудьте учесть это в бюджете и плане работы. Монтаж, декорирование и техническая поддержка могут потребовать времени и ресурсов. Ave Buro делает монтаж и демонтаж мероприятия. В зависимости от объёма застройки, наш менеджер сориентируйте по срокам.

Согласования и оформление документов. Обязательно уточните все аспекты с площадкой, заключите договор и получите необходимые разрешения. Соблюдение правил и норм — залог успешного мероприятия.

Бюджет и финансовые возможности. Определите свой бюджет и учтите, что стоимость аренды площадки может варьироваться в зависимости от расположения, размеров и уровня комфорта. Постарайтесь найти баланс между качеством и стоимостью, чтобы оставить достаточно средств на другие аспекты организации мероприятия.

Надёжный подрядчик. Сотрудничество с Ave Buro дает вам возможность полностью доверить процесс застройки вашего мероприятия в руки опытных специалистов, что обеспечит успех и высокое качество проведения события. Ave Buro предоставляет разнообразные модульные конструкции, начиная от боверов и ярмарочных домиков и заканчивая мебелью, санитарными узлами и другим необходимым оборудованием.